График отпусков – обязательный комплект документации, который в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации должен быть у каждой организации. По этой причине трудовая инспекция и прокуратура, в первую очередь, проверяют наличие именно этого графика.
Понятие графика отпусков
График отпусков представляет собой расписание, в котором отображен перечень ежегодных отпусков для каждого сотрудника. Главная цель документа – обеспечить организацию необходимым количеством людей, установив оптимальное расписание отпусков.
Документ формируется в соответствии с формой Т-7, которая регламентирована Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года.
Начиная с 2013-го года, особенности составления изменились. С этого момента организация обязана разрабатывать форму документа самостоятельно, однако в ней должны иметься все достоверные реквизиты в соответствии с первичной бухгалтерией.
Замечание. Несмотря на такое разрешение, большинство предприятий предпочитает использовать форму Т-7 из-за ее удобства.
План отдыха обязаны подписать начальник службы кадров и руководитель подразделения фирмы. При использовании формы Т-7, глава предприятия ежегодно ее утверждает.
Продолжительность отпуска
28 календарных дней – продолжительность отпуска, которое закрепляется за сотрудником за год деятельности на производстве. Единственное исключение – работники организации, состоящие на особенных условиях труда. В частности:
- Граждане, осуществляющие деятельность на опасных условиях;
- Лица, занятые работой в северных условиях.
Для любой из этой категории, время отпуска увеличивается.
Законодательство также описывает случаи, когда за деятельность работника назначаются дополнительные дни отдыха:
- Непостоянный рабочий день сотрудника – работодатель обязан добавить к графику 3 дня отпускных;
- Несовершеннолетним работникам полагается отпуск, который продолжается 31 день.
Замечание. Настоятельно не рекомендуется одновременно отправлять в отпуск все подразделения или службы предприятия – такой ход нарушит работу организации, что повлечет за собой серьезные убытки.
Учитывая специфику предприятия, можно составить приблизительную схему отпусков:
- Работников сельского хозяйства лучше всего отправить в отпуск зимой, так как в это время года активность организации снижена;
- Лето – идеальное время для отправления в отпуск работников учебных заведений.
Только учитывая особенности организации, можно составить оптимальный график, который не нарушит производственные возможности и не подорвет финансы компании.
Порядок составления графиков на следующий год
Стоит отметить, что график отпусков относится к документу локального характера. То есть они имеют силу в рамках конкретной организации или подразделения и неактуальны за их пределами. Практических во всех предприятиях формируются именно локальные акты, в которых отражено двустороннее отношение между сотрудником и работодателем.
Замечание. Письмо Роструда №4414-6 обязывает предприятия составлять локальные нормативные графики отпусков для каждого отделения.
На процесс формирования графика могут повлиять фундаментальные документы и прочие нормативные справки, действующие в организации. При наличии коллективного соглашения в нем могут излагаться особенности формирования плана отпусков.
Опрос сотрудников
Важным фактором формирования графика может стать опрос работников организации. Проводить опрос можно путем личной беседы или анкетированием. После анализа результатов, работник кадровой службы делает наброски с приблизительным планом отпуска для каждого служащего компании.
Важно. Если организация включает в себя множество структурных подразделений, то опрос может провести уполномоченный сотрудник.
После завершения опроса и формирования приблизительно плана, сведения передаются в кадровую службу. Здесь сотрудники по своему усмотрению меняют расписание, подстраивая его в соответствии с возможностями компании. На последнем этапе план согласовывается с самими сотрудниками и начальниками подразделений.
Законодательство
При формировании плана отпусков важно помнить о том, что некоторые сотрудники имеют полное право самостоятельно выбирать период и продолжительность отдыха. Эти нюансы полностью расписаны в законодательство Российской Федерации.
К привилегированным работникам, которые имеют законное право выбирать период и продолжительность отдыха, относят:
- Совместителей, пришедших со сторонних компаний. Такие лица могут взять одновременно два отпуска – с дополнительной и основной работы;
- Беременных девушек, которые, по расписанию должны уйти на отдых накануне декретного отпуска или после его окончания;
- Несовершеннолетних граждан, работающих на производстве с заключением трудового соглашения.
Представленный выше список не полный. Исчерпывающий перечень можно найти в Трудовом кодексе Российской Федерации.
Важно. Сотрудник, имеющий подобные привилегии, обязан предоставить пакет документов, которые подтвердят его полномочия при выборе особенностей отдыха.
Неиспользованные дни
Нередко случается так, что лицо имеет неизрасходованные за прошлый год отпускные дни, о которых кадровая служба не должна забывать. Также не стоит забывать и о расчёте отпускных выплат.
При возникновении такой ситуации, сотрудник должен уйти на отдых за текущий год, а позже в произвольном порядке работнику назначается период отдыха за неиспользованные дни.
Замечание. Неизрасходованные дни могут быть как занесены в график отпусков, так и предоставлены на основании соглашения между сотрудником и работодателем.
Сотрудник не теряет прав на неиспользованные дни в случае, если они не занесены в план отпусков. Это время остается закрепленным за работником до того момента, пока он их не использует.
Внесение корректировок в план
Закон разрешает корректировать принятый график отпусков только после согласования с сотрудником фирмы, чей отдых переносится на другое время.
На практике существует три основных нюансов, из-за которых может происходить корректировка графика:
- Работник своевременно не получил выплаты за отпускные;
- В случае, когда лицо получило извещение о начале запланированного отдыха с запозданием;
- Если уход работника на отдых повлечет большие финансовые или производственные потери для компании.
Основанием для начала корректировки графика может стать приказ работодателя, однако он должен обосновать причины изменения и ответить на вопросы сотрудников.
В стандартизированной форме Т-7 для заполнения изменений существуют отдельные графы:
- Графы 7-9 заполняются в случае, когда отдых человека переносится;
- Графа 10 в случае отмены отпуска – сотрудник в срочном порядке вызывается на место работы. При этом оставшиеся дни отдыха должны быть перенесены на следующий период.
На любом предприятии принято выделять два варианта изменений графиков:
- Создание нового документа – подразумевает оформление нового графика отпусков. Такой шаг может вызвать трудности в случае проверки от трудовых инспекций;
- Создание дополнительной формы, которая прилагается к основному документу и теряет силу отдельно от него.
Наиболее удобным и практичным вариантом является второй – это решение не вызовет проблем со службами проверки, так как полностью исключает путаницу в документации фирмы.
Нюансы формирования графиков
Помимо основных моментов, которые необходимо учитывать при формировании плана отпусков, существует ряд дополнительных:
- Стаж сотрудника – законное право на оформление оплачиваемого отпуска имеют только работники, занятые на предприятии более 6 месяцев. Если за это время сотрудник брал дополнительный неоплачиваемый отпуск на срок более 7 дней, то он не включается в этот стаж;
- Два отпуска – его могут получить те сотрудники, которые были устроены на предприятии под конец календарного года (сентябрь, октябрь и т.д.). Лицо имеет право взять первый отдых до мая, а второй – до конца года;
- Дополнительные отпуска – локальный отдых, который имеется во множестве организаций с опасным или крайне вредными условиями труда. Время отдыха должно в обязательном порядке заноситься в график, однако использовать подобные отпуска может только лицо, отработавшее на предприятии больше 6 месяцев. Помимо этого, закон не предусматривает получение такого отпуска авансом;
- Сотрудники, которые поступают в высшие учебные заведения, имеют право самостоятельно выбирать время отпускных. Преимущественно это положение относится к лицам, работающим в районах крайнего севера.
Типичные ошибки при формировании плана
Одна из самых распространенных ошибок, которую можно встретить во многих средних и мелких организациях – отсутствие графика. Это прямое нарушение правил, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации, которое влечет за собой штраф.
Обратите внимание. В соответствии с действующим законодательством РФ, составлять план отпусков необходимо даже в фирме, где работает один человек.
Следующая ошибка – на документе нет подписей от руководителей кадровой службы. Такое происходит в случае, когда локальный план отдыха сотрудников компании разработан только «для галочки». Записи в справках и время отдыха могут не совпадать.
Еще один недочет – разбитие отпуска на несколько частей. Этот вариант приемлем только в случае полного согласия самого работника и невозможен без его одобрения. Если работодатель решил поделить отдых, то кадровая служба обязана представить работнику ознакомительный документ, где тот должен поставить подпись.
Последняя ошибка – отсутствие записи о сотруднике в графике. Это не критичное замечание, так как работник может самостоятельно написать заявление на предоставление отдыха.
Видео-составление графика отпусков
Видео, в котором подробно раскрыта тема, как составить график отпусков в организации с учетом всех нюансов:
График отпусков – один из компонентов основной документации, который в обязательном порядке должен присутствовать на предприятии, в противном случае проверяющие органы могут выписать штраф за несоблюдение положений Трудового кодекса. При составлении документа необходимо опираться не только на букву закона, но и на мнение и потребности самих сотрудников производства.
