Трудовая книжка является обязательным документом каждого работающего человека — этого требует закон. Но также законодательством требуется и правильное заполнение данного документа. Как необходимо заполнять трудовую книжку в соответствии с современными стандартами — узнаем далее.
Заполнение главной страницы
Главная страница трудовой книжки содержит в себе основную информацию, которая разделена на специально отведенные для этого строчки. Рассмотрим построчно, как правильно заполнить эту страницу:
- ФИО. Необходимо, чтобы информация здесь была указана в полном соответствии с паспортными данными. В противном случае будет очень трудно доказать, что документ принадлежит именно этому человеку, а не какому-либо другому. Делать какие-то изменения недопустимо!
- Дата рождения. Для заполнения этой строки применяются только арабские цифры! Месяц и дата всегда состоят из двух символов. Например, если это 6 марта, то в трудовой книжке мы напишем 06.03. Год всегда пишут, используя 4 символа, без сокращений.
- Образование. Здесь важно указывать полную информацию, не используя сокращений. Место обучения и уровень образования (высшее, среднее, полное или нет) указываются максимально подробно.
- Дата заполнения. Согласно современному законодательству, запись в трудовой книжке должна быть вписана не позднее 5 дней после устройства на работу. Дата заполнения вписывается в соответствии с аналогичными же правилами, что и дата рождения.
- Подписи. Здесь должно быть 2 подписи, первая из которых принадлежит владельцу трудовой, а вторая — заполнителю, то есть ответственному лицу.
Если вы желаете просмотреть образец трудовой книжки, просто скачайте документ тут.
Важно отметить, что в трудовую книжку вносится изменения при смене фамилии, то есть дублируется титульная страница, только указывается новая фамилия и основания, в связи с которыми она была изменена, например, на основании свидетельства о браке. Здесь можно скачать образец документа.
Действительной трудовую книжку делает печать организации. Её, как правило, ставит директор предприятия либо начальник отдела.
Внесение основных записей
При внесении основных записей о месте работы человека необходимо руководствоваться все тем же правилом: ни в коем случае не применять сокращений! Основные листы представляют собой таблицу с графами, в которых представлена определенная информация о месте работы и её особенностях. Рассмотрим последовательно, каковы особенности заполнения в данном случае:
- Номер записи. В первой графе прописывается порядковый номер вносимой записи. В данном случае 0 не используется. То есть, если нам необходимо внести первую запись, то она такой и будет — “1”.
- Дата заполнения. Указывается в порядке число-месяц-год. Вписывается в соответствии с правилами внесения дат без каких-либо сокращений.
- Непосредственные сведения. Здесь пишут, приняли сотрудника на работу, переводят на другое место или должность или увольняют. Информация должна быть прописана подробно. Рядом с ней ставится подпись сотрудника — это значит, что он осведомлен о дальнейших действиях и претензий не имеет.
- Основание для действий, описанных в 3 графе. Например, это может быть приказ об увольнении, распоряжение о принятии на работу и т.д. Обязательно указывается, от какого числа описанный документ. Например, Протокол от 23. 04.2001.
Здесь вы сможете просмотреть образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу и при увольнении.
Важные правила заполнения трудовой книжки
Далее представим ряд особенностей, установленных законом и предусматривающих наиболее важные правила заполнения и ведения документа:
- Документ должен заполняться ручкой, которая может иметь черные, синие либо фиолетовые чернила. Она может быть гелевой, шариковой либо перьевой.
- Все записи вносятся на русском языке либо дублируются на ином языке, который установлен в субъекте на государственном уровне.
- Каждая запись обладает своим порядковым номером. Нельзя заполнять строку, не присвоив ей номера в первой графе.
Исправления в трудовой книжке не допустимы. В случае допущения ошибки, как правило, делается пометка “Была допущена ошибка в …”.
Видео: Как делать записи о работе в трудовой книжке?
В следующем видео рассказывается, как правильно сделать запись о работе. Для этого надо иметь на руках трудовую книжку, синюю ручку, приказы о приеме на работу, переводе или увольнении, печать:
Ответственность за ведение трудовой книжки
Первое, что необходимо знать сотруднику — это ответственность за ведение и содержание трудовой книжки. Согласно закону, отвечает за это работодатель, который обязан вносить своевременно необходимые сведения в трудовую книжку, хранить её, выдавать необходимые вкладыши и т.д. В действительности работодатель занимается этими делами не напрямую, а через ответственных лиц, которых он обязан самостоятельно назначить приказами внутреннего действия.
Важно отметить, что ответственность за ведение трудовой книжки ложиться также на ИП, если он держит работников. Кем же является индивидуальный предприниматель в трудовой книжке, предлагается узнать из видео:
Читайте также: Какую ответственность несёт индивидуальный предприниматель и за что.
О трудовой книжке говорится в следующих законодательных документах:
Когда на предприятии отсутствует кадровая служба или специальные ответственные за трудовые книжки лица, то ответственность за это понесет работодатель. На сегодняшний день закон предусматривает за это административную ответственность в виде штрафа или временного приостановления деятельности.
Вести трудовую книжку несложно, если соблюдать все правила. Важно отметить, что в ситуации потери трудовой книжки в течение 15 дней после сообщения об этом работодатель обязан выдать сотруднику дубликат.
