Как открыть агентство праздников?

Универсальность агентства по организации и сопровождению праздников заключается в индивидуальности. Персонал агентства обязан уметь создать праздничный микроклимат как для небольшого праздника (семейный ужин, детский день рождения), так и для праздников с большим количеством приглашенных (свадьба, юбилейные торжества, производственный корпоратив).

Праздничное агентство: плюсы и минусы

Современный рынок организации праздничных мероприятий – один из самых динамично развивающихся. Он пользуется постоянным спросом.

Агентство выступает посредником между заказчиком и исполнителем. Издержки обычно небольшие, затраты покрывает заказчик. Агентству остаются «чистые» комиссионные, размер которых зависит от собственной репутации, «размаха» торжества, финансовых возможностей заказчика. Оформление индивидуального предпринимательства предпочтительней, чем ООО. На начальном этапе это дает возможность сэкономить на открытии официального офиса, содержать необходимый штат сотрудников. Переговоры можно проводить в телефонном режиме, встречи – на территории заказчика или нейтральной.

К положительному моменту смело относится и то, что организация праздника, вся координационная деятельность мероприятия сосредоточена в одних руках – агентстве. В таком случае реже возникают непредвиденные моменты или сбои в ходе проведения праздничных мероприятий.

Организация праздников

К отрицательным относится человеческий фактор, ведь при возникновении любой «нештатной» ситуации надо грамотно и быстро принять правильное решение. Отсутствие опыта и наработанных совместных методов работы с представителями оригинального жанра и профессиональными флористами, операторами и фотографами создадут первоначальные неудобства.

Как разработать бизнес-план

Прежде чем приступить к реализации собственного плана открытия фирмы по организации праздников, необходимо тщательно изучить существующий рынок таких услуг, разработать бизнес-план с максимальным использованием существующей конъюнктуры и с минимальными финансовыми вложениями, предопределить услуги, пользующиеся наибольшим спросом.

Доктрина агентства

Изучив существующий рынок планируемых услуг, необходимо определиться с будущими заказчиками:

  • частные лица;
  • средний и крупный бизнес;
  • частные предприниматели.

При этом иметь строгую концепцию направлений праздников:

  • свадебные торжества;
  • корпоративы сотрудников;
  • торжества, приуроченные к юбилейной дате;
  • праздники для детей разных возрастных групп;
  • тематические вечеринки;
  • мероприятия с банкетом.

Вновь создаваемый бизнес лучше начинать с праздников, не требующих больших финансовых затрат и суеты. К таким мероприятиям относятся организация детских праздников с небольшим количеством детей. Качественно подготовленное и проведенное подобное мероприятие создаст положительный имидж агентства и возможность расширения оказываемых услуг.

Помещение и оборудование

Начиная организовывать бизнес по проведению различного рода праздничных торжеств, желательно подобрать в престижном районе помещение для офиса. Солидные клиенты вряд ли обратятся в фирму, не имеющую собственного офиса. И это обязательно скажется на будущих заработках.

К оформлению офиса агентства необходимо подойти со всей ответственностью: разместить для общего обозрения фотографии с удачно проведенных мероприятий, предусмотреть возможность показать клиенту видеозаписи проведенных торжеств и праздников или фотографии в слайдовом режиме. Не последнюю роль играет дизайнерское оформление помещения: светлые тона внутренней отделки, подбор удобной для посетителя мебели и рациональная ее расстановка. Правильно выполненная отделка и размещение рекламных материалов – свидетельство высокого профессионализма сотрудников агентства.

Помещение должно быть уютным, располагать к беседе, не быть огромным или стесненным. Для переговоров с клиентом можно иметь небольшую отдельную комнату. Здесь же должен быть компьютер с подключенным Интернетом, телефон-факс. Не лишним будет и копировальный аппарат.

При подборе помещения под офис, желательно иметь отдельную комнату для хранения реквизитов, оборудования и конструкции для монтажа сцены, костюмов, проекционные экраны и проекторы, музыкальное оборудование. Такую комнату не обязательно совмещать с офисом: возможные варианты надо просчитывать и найти подешевле.

Агентству по проведению праздников необходимо иметь свой транспорт, лучше микроавтобус. Это позволит избежать дополнительных затрат при доставке реквизита, «группы поддержки».

Агентство клиенты будут находить различным способом: через рекламу, рекомендации, Интернет. Но офис – это «лицо» агентства. Впечатление о состоянии офиса формирует мнение обо всей организации.

«Кадры решают все»

Это выражение принадлежит известному политику прошлого, но оно актуально и применительно к создаваемому агентству.

Праздничное агенство

Содержать штатных артистов и танцоров, музыкантов и певцов, жонглеров и клоунов, пиротехников и организаторов огненных шоу нет необходимости. Таких специалистов, как и бухгалтера и водителя, лучше нанимать со стороны, для выполнения разовых заявок.

В штате необходимо иметь высококвалифицированного менеджера, который будет продавать услуги (заниматься поиском клиентов, рекламировать агентство). Хороший сценарист – залог успеха любого праздника. Написание сценария под конкретного заказчика, генерация идей и воплощение основной концепции агентства – главное поле деятельности сценариста.

Хороший конферансье, который с одинаковым успехом мог бы быть и ведущим официальных торжественных мероприятий, тамадой на свадебных и юбилейных торжествах, массовиком-затейником на детских праздниках – олицетворение всего агентства.

Высокопрофессиональный фотограф, оператор видеосъемок могут работать в агентстве по трудовому договору.

Рекламные действия

В начальный период работы агентства забота о распространении информации имеет очень важное значение. Для этих целей подойдет и распространение рекламных визиток, буклетов, объявления в местных средствах массовой информации. Положительно сказывается размещение информации в группах социальных сетей, относящихся к данному региону.

Проведенные на высшем уровне пара-тройка корпоративов, юбилейных или свадебных торжеств – сработает «сарафанное радио». Участники поместят фото, поделятся впечатлениями в социальных сетях – этот вид «рекламы» не нужно сбрасывать со счетов. Слухи о качественном выполнении заказа на «отлично» сработает не хуже любой печатной рекламы.

Неплохо открыть сайт агентства по проведению праздничных мероприятий. В век широко используемого Интернета для любой информации, потенциальный заказчик начинает поиск предложений именно там. Оформленный красочно и ярко сайт привлечет внимание. А подробная информация о видах предоставляемых услуг с детальным описанием, видео- и фотоматериалами, контакты для обратной связи с менеджером агентства только повысят привлечение потенциальных клиентов.

Предполагаемые расходы

Наличие или отсутствие конкурирующих фирм влияет на срок окупаемости. При любом раскладе не рекомендуется уменьшать затраты на рекламу, ведь как известно, реклама – двигатель торговли.

Ориентировочные годовые расходы:

  • аренда помещения под офис – 400 000 руб.;
  • аренда помещения под склады – 150 000 руб.;
  • коммунальные платежи – 80 000 руб.;
  • ремонт офисного помещения – 100 000 руб.;
  • приобретение офисного оборудования и реквизитов – 150 000 руб.;
  • заработная плата штатных работников – 400 000 руб.;
  • оплата привлекаемых работников – 150 000 руб.

Всего расходов: 1 430 000 руб.

Доходы, окупаемость, рентабельность

В начальные месяцы работы агентства не ожидается большого наплыва заказчиков. В этот период при правильной и качественной организации праздничных мероприятий доход не будет превышать 50 000 руб. с заказа. С приобретением опыта и положительной репутации количество заказов возрастет, и доход агентства будет постоянно увеличиваться.

При реализации 6-7 заказов в месяц срок окупаемости первоначально вложенных финансов не превысит 15-18 месяцев.

Практика организации работы такого профиля агентств показывает, что необходимо начинать с «легких» праздников (детские, корпоративы небольших коллективов) постепенно переходя к сложным – свадьба, юбилейные торжества.

При качественной подготовке и проведении праздников, регулярном обновлении репертуара, сроки окупаемости уменьшаться, рентабельность повысится.

Изучив все выше перечисленные вопросы, взвесив возможности и скрупулезно просчитав финансовые активы и пассивы, ответственно составив бизнес-план, можно приступить к его реализации.

В этом видео опытный предприниматель делится своими наблюдениями и практическими советами по грамотному ведению такого бизнеса как организация праздников и торжеств.

Регистрация агентства праздников

Упреждая вопросы фискальных органов, необходимо провести регистрацию предприятия, что обеспечит деятельность в правовом поле РФ.

Законодательством предусмотрено два вида регистрации для начинающих бизнесменов:

  • общество с ограниченной ответственностью;
  • индивидуальный предприниматель.

Регистрация индивидуального предпринимателя проводится налоговой инспекцией при предоставлении информации о личных данных, заявления с приложением копии квитанции с оплатой государственной пошлины. В таком случае предприниматель есть полновластным владельцем и руководителем своего бизнеса.

Регистрация ООО проводится тогда, когда несколько человек вносят определенную долю в фонд будущего агентства и будут обладать равными правами.

Пакет документов, направляемый в местный орган самоуправления для регистрации будущего агентства:

  • оригинал протокола учредительного собрания будущего ООО;
  • данные каждого учредителя;
  • устав ООО с существующими приложениями;
  • заявление на регистрацию общества с ограниченной ответственностью по проведению праздников.

После регистрации в органах самоуправления, ООО необходимо зарегистрировать в налоговой службе, фонде социального страхования, фонде обязательного медицинского страхования. Изготовить печать, штамп и открыть расчетный счет в банковской организации.

Особенности праздничных агентств

Востребованность таких услуг в крупных городах значительно выше, чем в мелких поселениях. В небольших населенных пунктах агентство будет испытывать дефицит заказчиков, а значит и срок окупаемости увеличится.

Делать ставку только на частных клиентов – значит, подвергаться риску невостребованности из-за дороговизны. В этом случае лучше акцентировать внимание агентства на проведении корпоративных и детских мероприятий, которые набирают популярность в последнее время.

Все чаще к услугам агентства прибегают в том случае, когда есть необходимость развлечь людей разного возраста и различных интересов. В первую очередь, к таким относятся свадьбы, презентации и корпоративы сотрудников и клиентов компаний, выпускные вечера.

Какие услуги может предоставлять агентство?

Организовывая бизнес проведения праздников, не обязательно ориентироваться только на полном цикле – «от начала и до конца». Возможны различные варианты:

  • Участвовать в оформлении мест проведения конференций, тренингов, любого вида собраний и мероприятий. Для этой цели потребуется хороший дизайнер, смекалка и немного фантазии.
  • По заявке заказчика – подготовить сценарий проведения любого праздничного мероприятия.
  • Организация праздничных мероприятий в природных условиях.
  • Проведение видео-, фотосъемки.
  • Организация и проведение различных игровых, соревновательных мероприятий во время корпоративов, детских праздников, свадеб.
  • Эксклюзивное угощение: приготовление блюд, отсутствующих в меню ресторанов и кафе.

Услуги праздничного агенства

Перечень оказываемых услуг агентством можно расширять. Необходимо иметь профессионалов в каждом направлении.

Возможные риски для бизнеса праздничных агентств

Как и любой вид бизнеса, организация и проведение праздничных мероприятий сопряжено с определенным риском и трудностями.

Зависимость спроса от сезона. Бизнес, основанный на проведении только детских праздников, более всего подверженный этому фактору. В летний период их намного меньше, чем в зимний. Делать ставку только на детские мероприятия – заранее обречь себя на цикличный режим работы.

«Планируемые» риски. Такие риски сопряжены с дорожными проблемами (участники представления попали в пробку), аварийное отключение света.

Все эти «сбои» легко и просто «разрулит» высококвалифицированный ведущий мероприятия: шутками-прибаутками с улыбкой на лице отвлечет публику от временных неудобств.

Помочь организованно провести досуг, отдых, провести праздничное мероприятие с запоминающимися яркими моментами – первоочередная задача агентств организации и проведения праздничных мероприятий. Чем детальней составлен сценарий проведения, качественно подобранный коллектив исполнителей, тем выше планка популярности агентства, тем выше доход, тем меньший срок окупаемости.

Читайте также:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *