Одно из обязательных требований к отделу кадров – учет заключенных с сотрудниками трудовых договоров. Благодаря наличию журнала, в котором регистрируются все заключенные отношения, работа с документацией существенно облегчается. Несмотря на то, договора относятся к внутреннему учету, инспекция по трудовым отношениям может потребовать данный журнал и в случае его отсутствия применить штрафные санкции.
Понятие и цели журнала регистрации
Все документы, созданные на предприятии, регистрируются в отдельных журналах и книгах. Не стали исключением и трудовые договора. Несмотря на то, что трудовое законодательство не регламентирует ведение отдельного журнала для регистрации трудовых соглашений, его наличие существенно облегчает работу кадровиков. В журнале фиксируются не только заключенные соглашения между работником и работодателем, но и дополнительные договора на выполнение отдельных видов работ.
Используется он для облегчения работы кадрового отдела. В частности, с его помощью:
- отслеживаются трудовые отношения между сотрудником и работодателем;
- составляются статистические отчеты;
- упрощается поиск информации о начале или окончании трудового договора;
- быстро устанавливается причина окончания трудового договора.
Наличие журнала обеспечивает защиту прав самого сотрудника и работодателя.
Как и к любой документации, к журналу регистрации трудовых договоров выдвигается ряд требований. В первую очередь, это жесткая или полужесткая обложка. Листы в самом журнале также должны быть достаточно плотными, так как после закрытия документа, он сдается в архив на хранение. Листы должны быть пронумерованы и прошиты. Желательно наличие пломбы.
Что фиксируется в журнале?
В журнал заносятся данные, непосредственно касающиеся трудовых договоров. Так, в нем ведутся записи приказов о:
- зачислении на работу;
- увольнении;
- наложении взыскания или поощрения;
- уходе в отпуск.
Структура документа
Журнал состоит из:
- Титульной страницы, где указывается название работодателя и документа и даты начала и окончания его ведения:
- Первая страница журнала. Согласно нормам, это либо пустая страница, либо страница с образцом заполнения листов журнала.
- Вторая страница, на которой указываются сведения о сотруднике, который несет ответственность за ведение журнала. Также фиксируется номер приказа о его назначении ответственным за ведение документа, основания для назначения, личные данные сотрудника и его подпись.
- Следующие страницы содержат непосредственно информацию о трудовых договорах:
- На последней странице фиксируется дата последней записи и его прошивки, последующего опечатывания документа и сдачи в архив, количество страниц. Все числа указываются прописью.
Заполнение основных граф журнала
На сегодня единой формы ведения журнала нет. Зачастую его либо покупают, либо печатают самостоятельно. При этом применяется следующий перечень граф:
- Порядковый номер регистрации. В данную графу вводится номер, который присваивается не документу, а самой записи в данном журнале.
- Номер трудового договора. В данной графе отмечается номер, присвоенный самому документу.
- Дата заключения, то есть когда именно был издан приказ.
- Сведения о дополнительных трудовых договорах. Заполняется при их наличии.
- Фамилия, имя и отчество сотрудника, на имя которого издан приказ.
- Должность, на которую было назначено принятое на работу лицо.
- Фамилия, имя и отчество сотрудника, зарегистрировавшего договор.
- Графа с примечаниями, где указывается сведения о сотруднике, особенностях работы: основная или по совместительству.
Вот пример заполнения журнала:
После закрытия журнал передается в архив на хранение. Срок составляет 75 лет.
Исправление ошибок
Что делать в случае, если при заполнении журнала были допущены ошибки? В такой ситуации необходимо досрочно закрыть его и начать новый. На странице досрочно закрываемого журнала делается запись о том, что он закрыт из-за ошибок в ведении. В новую книгу переписываются все зафиксированные в испорченном документе данные с исправлениями.
Журнал регистрации трудовых соглашений не является обязательным документом, но с его помощью можно существенно упростить работу предприятия, в особенности, отдела кадров. Единая структура документа отсутствует, но в тоже время в нем обязательно должны фиксироваться основные данные о заключенных трудовых договорах.
