Один из обязательных кадровых документов, используемых для фиксации документооборота – журнал регистрации приказов по личному составу. Он нужен для оформления отчетности, связанной с движением кадров – принятии на работу, увольнении или переводе. За заполнение журнала отвечает специально назначенный сотрудник.
Официальные постановления и функции
6 сентября 2000 года вышло постановление Росархива. Так, согласно ст. 358 кадровые приказы должны фиксироваться отдельно в специальном журнале регистрации приказов по личному составу. Регистрация приказов может осуществляться как в бумажном журнале, так и в программе 1С.
В журнале фиксируются следующие виды приказов:
- о приеме на работу (также фиксируются данные о том, основная это работа или по совместительству, работа с неполным рабочим днем, вахтовый метод работ);
- о переводе на другую должность (фиксируются приказы о повышении, изменении заработной платы, о премировании);
- об увольнении (сюда также относятся длительные командировки, декретный отпуск).
Журнал необходим при решении трудовых споров, анализе движения рабочей силы. Но основной его функцией является урегулирование действий согласно трудовому законодательству на предприятии.
Варианты и требования к оформлению
Законодательно форма журнала не утверждена. Именно поэтому, руководители организации сами выбирают, как им будет удобнее вести данные записи.
Зачастую для этого используются специальные бумажные журналы, которые состоят из титульной страницы, страницы с информацией о журнале и, непосредственно, полями для записи информации. Реже используются компьютерные программы, к примеру, 1С. Связано это с тем, что электронную документацию легче исправить, нежели бумажную.
Несмотря на то, что единой формы оформления не существует, к документу выдвигается ряд требований.
- Обложка журнала должна быть твердой или полутвердой. Желательно – ламинированной. На ней указывается индекс организации, ее название.
- На втором листе журнала указывается имя организации, название документа и дата начала ведения записей и их окончания.
- Третья страница содержит данные о лицах, ответственных за ведение документа. При этом прописывается не только фамилия и инициалы сотрудника, но и его должности, реквизиты документа, которым сотрудник был назначен на данную должность. Обязателен также образец подписи ответственного за документ лица.
- Документ должен быть пронумерован для сохранения целостности.
- Страницы журнала должны быть надежно сшиты и опломбированы. На пломбе указывается количество страниц. Данная цифра должна совпадать с фактическими данными. Информация закрепляется подписью и печатью начальника предприятия.
- Последний лист содержит дату окончания ведения и отметку о том, почему и кем журнал был закрыт.
Закрыть документ можно только после того, как все его страницы будут заполнены.
Страницы журнала
Основные страницы журнала регистрации состоят из столбцов и строк, в которые вносятся данные.
Рассмотрим основные столбцы и приведем примеры для заполнения каждого из них.
- Номер издаваемого документа. Например: 304
- Дата документа. Например: 20.07.2016.
- Номер приказа. Например: 489-ЛС.
- Информация о документе, приказе о приеме или переводе, увольнении, отпуске. Например: принятие на работу, перевод на старшего продавца.
- Данные о сотруднике. Например: Иванов И.И. При наличии в организации двух сотрудников с одинаковой фамилией и инициалами имя и отчество пишется полностью.
- Закон или документ, на основании которого был вынесен приказ. Например: заявление работника от 15.07.2016.
- Подпись сотрудника, которого касается приказ. Ставится после ознакомления сотрудника с приказом.
- Данные о том, кто составил документ и внес данные в журнал. Например: Свиродов П.Р.
- Подпись сотрудника отдела кадров, которая подтверждает правильность заполнения.
- Дополнительные сведения. Например: Изменение графика работы.
Ведение журнала
Как уже отмечалось, журнал ведется с первого дня работы организации. Его заполнением обязан заниматься назначенный руководством человек. Это может быть секретарь-референт, сотрудник отдела кадров.
В случае если ответственный за журнал уходит в отпуск или декрет, начальство обязано назначить нового ответственного на срок отсутствия работника.
Заполняется журнал ежедневно. В него вносятся все кадровые изменения, перечисленные нами выше.
Отметим, что не отмечаются в журнале приказы о назначении должностных лиц, упоминаемых в уставе организации – директор предприятия, руководитель того или иного отдела, начальник филиала и т.д. Данные сведения относятся к приказам по основной деятельности и фиксируются в другом документе.
После закрытия журнала он сдается в архив, где хранится на протяжении 75 лет.
Исправление допущенных ошибок
В некоторых случаях при заполнении журнала могут быть допущены ошибки. В таком случае следует помнить несколько общих правил:
- Страницы из книги вырывать запрещено.
- Использовать корректирующие средства, подтирать с помощью терки или лезвия неправильные данные запрещено.
- Для исправления необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом вписать правильные данные.
- Все исправления вносятся сразу же после обнаружения ошибки.
Видео: Как создать и оформить журнал на 1С?
Предлагаем ознакомиться с видео-уроком по созданию и оформлению журнала в программе 1С. С его помощью вы сможете создать собственный журнал, при этом самостоятельно определив количество необходимых колонок для заполнения. Информация дается в простом и доступном виде.
Все приказы, которые относятся к личному составу, должны быть записаны в специальный журнал. Благодаря этому, руководство компании при необходимости сможет доказать свою правоту в спорах трудового характера.
