Чтобы получить пособие по больничному, работники передают в отдел кадров листы нетрудоспособности. Для ведения грамотного учета поступления подобных справок работодателю пригодится журнал регистрации больничных листов. Подробно о том, зачем нужен данный документ, как он составляется и хранится, предлагаем узнать далее.
Стоит ли вести журнал учета больничных?
Журнал учета листов нетрудоспособности имеет рекомендательный характер, поэтому работодатели не обязаны его вести. Однако все же лучше не отказываться от данного документа, ведь с его помощью можно выполнять следующие действия:
- отслеживать лимит оплачиваемых дней больничных;
- отслеживать срок предоставления больничного листа работником;
- быстро находить больничные листы, если их затребовала инспекция из ФСС.
Помимо этого, такой журнал пригодится кадровику во время подсчета того, на сколько дней требуется продлить отпуск, если период временной нетрудоспособности совпал с днями отпуска.
Кто ведет журнал?
Отвечать за оформление документа могут следующие лица:
- Специалист из отдела кадров, который работает с листами нетрудоспособности.
- Руководитель службы по управлению кадрами, который несет ответственность за кадровое делопроизводство.
- Работник, отвечающий на предприятии за оптимизацию и автоматизацию документооборота.
- Представитель бухгалтерии, который и ведет расчет пособий по больничному листу.
Стоит отметить, что если организация небольшая, вести журнал может сам директор.
Форма журнала учета больничных
Нет нормативных шаблонов журнала регистрации больничных, поэтому каждый работодатель может разработать форму исходя из своих потребностей, причем документ можно вести и в бумажном, и в электронном формате.
Для составления электронной таблицы можно воспользоваться программой 1C или использовать образцы, представленные на сайте ФСС и разработанные для пилотного проекта.
Образец формы журнала учета больничных листов можно скачать тут.
Как заполнить документ?
Если журнал заполняется вручную, следует использовать черную гелиевую или перьевую ручку, иначе документ могут не принять представители ФСС. Само заполнение журнала можно поделить на два этапа – заполнение титульной страницы и основных графов. Рассмотрим детально оба этапа.
Титульная страница
Это первая страница документа, на которой потребуется указать следующую информацию:
- Наименование организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.
- Название документа, то есть «Журнал учета больничных листов».
- Даты начала и завершения ведения журнала.
- Регистрационный номер лица, отвечающего за выплату страховых пособий.
Основная страница
На ней представляется таблица, графы которой заполняются в таком порядке:
- Порядковый номер листа нетрудоспособности в журнале.
- Дата, когда лист был представлен работником.
- Фамилия и инициалы сотрудника.
- Должность сотрудника и наименование отдела, который он представляет.
- Номер листа нетрудоспособности. Тут стоит отметить, что данный номер состоит из 12 цифр, разделенных на три группы. Первые девять цифр – порядковые, а вот последние три являются контрольным разрядом. Номер больничного указывается в верхнем правом углу больничного листа. Важно отметить, что в листах нового формата отсутствует серия, поэтому делать подобную графу в журнале уже не имеет никакого смысла.
- Название медицинского учреждения, где сотруднику и выдали лист нетрудоспособности.
- Период больничного, то есть дата его начала и завершения.
- Количество дней больничного.
Как правило, журнал учета листов нетрудоспособности передается в бухгалтерию, поэтому стоит дополнительно сделать графу, где бухгалтер мог бы поставить свою подпись, засвидетельствовав факт того, что он получил больничный лист из отдела кадров. Это необходимо для того, чтобы в случае утери справок установить, в каком именно отделе произошла утеря.
Образец заполненного документа предлагаем скачать здесь.
Прошивка и хранение журнала
Журналы регистрации любого типа прошиваются, а их страницы нумеруются. На последней странице документа ставится роспись директора предприятия или предпринимателя, причем на самой прошивке. На ней также указывается количество страниц журнала, которые пронумерованы и прошиты. Если у организации имеется печать, она также ставится на прошивке.
Следует отметить, что директор предприятия или ИП не обязан ставить на журнале учета роспись или печать, то есть это остается на его усмотрении.
Как правило, журнал учета передается на хранение в отдел кадров, поскольку именно в этом подразделении у сотрудников принимаются листы нетрудоспособности, которые в дальнейшем передаются в бухгалтерию для осуществления необходимых выплат. Но следует отметить, что если предприятие небольшое и нет отдела по работе с персоналом, журнал может храниться и в бухгалтерии.
Какой же срок хранения журнала? Несмотря на то, что данный документ не является обязательным, если он уже ведется, то хранить стоит по правилам хранения первичных документов, согласно которым срок хранения – 5 лет. При этом стоит отметить, что больничные листы хранятся в организации 6 лет с момента завершения расчетного периода, в течение которого работник должен получить все выплаты. Данное требование указано в федеральном законе «О страховых взносах». В связи с этим имеет смысл продлить срок хранения журнала на 1 год, то есть держать его не 5, а 6 лет. Подробнее о сроке хранения больничных листов – читать тут.
Работодатель не обязан вести журнал регистрации листов нетрудоспособности, поэтому отсутствие такого документа не может повлечь за собой никакого наказания.
Итак, если работодатель желает грамотно организовать работу с сотрудниками, ему рекомендуется вести журнал регистрации больничных листов, что в дальнейшем позволит избежать недопонимания или ошибок при расчете пособий или дней отпуска, на которые также пришлись больничные дни.
