Временное отсутствие члена трудового коллектива на рабочем месте по причине его нетрудоспособности зачастую связано с необходимостью выполнения за него определенного объема работ. Для осуществления такого действия руководство организации должно выполнить ряд мер, необходимость которых установлена ТК РФ.
Варианты замещения сотрудника на время больничного
Основные моменты, которые касаются процедуры замещения работников на время их отсутствия, регламентируются статьей 72 ТК РФ. В частности, данной статьей устанавливается, что в зависимости от ситуации замена работника может осуществляться как добровольно, так и вменяться в обязанность.
К примеру, если необходимость замещения вызвана какими-либо происшествиями, авариями, прочими ситуациями, связанными с масштабными последствиями или нанесением ущерба, то такое действие может осуществляться в добровольном порядке, а если обычной ситуацией, то предварительно необходимо получить согласие лица, которое будет выполнять действия дополнительного характера.
Необходимость замены может быть вызвана такими факторами:
- при болезни работника, не зависимо от того, сколько она длится;
- при временной нетрудоспособности, которая может быть связана с беременностью и родами;
- при наличии потребности осуществления ухода за болеющим членом семьи.
Среди возможных вариантов замены отсутствующего члена трудового коллектива могут быть следующие:
- замещение (полное выполнение всех имеющихся должностных обязанностей того, кто временно отсутствует);
- совмещение (частичное выполнение функций, которые отдельно оговариваются или прописываются).
Документальное оформление
Замещение связано с необходимостью наличия одного из следующих документов:
- приказ на замещение;
- соглашение, подписанное с работником, выполняющим замещение;
- трудовой договор при привлечении стороннего лица;
- заявление о переводе временного характера.
Образец приказа на замещение можно скачать здесь.
При оформлении приказа в него включают следующие пункты:
- ФИО того члена трудового коллектива, который временно отсутствует на работе и причина необходимости его замещения;
- ФИО работника, который будет замещать отсутствующего;
- дата начала замещения;
- дата окончания такого действия или прочие сведения о моменте прекращения выполнения обязанностей;
- величина оплаты за замещение;
- указание документа, на основании которого составлен данный приказ.
Оформление совмещения вместо замещения
Если характер болезни работника не повлечет за собой его отсутствие на протяжении длительного времени, многие работодатели оформляют совмещение, при котором у определенного работника несколько расширяется круг его основных обязанностей.
Оформление совмещения имеет следующие особенности:
- прежние обязанности, выполняемые на основной должности, полностью сохраняются за работником на период совмещения;
- за выполнение совмещения работник получает дополнительную оплату к своему должностному окладу;
- совмещение осуществляется до момента выхода отсутствующего работника;
- сотрудник, выполняющий совмещение, занимает основную должность, и приказ о его переводе не оформляется.
Некоторые особенности в частных случаях
В том случае, если сотрудника некоторое время не будет из-за беременности, родов или осуществления ухода за несовершеннолетним по достижению им 1,5 или 3 лет, работодатель может действовать одним из таких способов:
- оформить перевод на его должность: в такой ситуации замещение будет иметь временный характер;
- принять нового работника: в подобных ситуациях составляется срочный трудовой договор;
- оформить совмещение должности: в подобной ситуации документ будет иметь временный характер.
Стоит отметить, что член трудового коллектива, который временно отсутствует по причине рождения ребенка или ухода за ним, может сообщить о необходимости выхода на работу в любое время, и работодатель не имеет законного права отказать ему в таком действии.
Бывают случаи, когда совместителя требуется уволить после того, как основной работник выйдет с больничного. Как это сделать правильно – читайте тут.
Особенности замещения руководителя на время больничного
Отдельные особенности имеет процесс замещения члена трудового коллектива, который занимает должность руководителя или главного бухгалтера. Когда возникает необходимость замены руководителя юридического лица или государственной организации, все текущие обязанности автоматически на себя принимает лицо, занимающее должность заместителя.
Если потребуется временное замещение главного бухгалтера, то такое действие может выполнять работник, занимающий должность заместителя или другого финансового работника. Обязательным условием подобного действия без оформления дополнительного приказа является то, что механизм их будет прописан в заранее заключенном соглашении или ДИ. Кроме того, для временного замещения можно привлекать других сотрудников, в том числе и сторонних, но в таком случае оформление документа уже является обязательным.
Пример определения величины оплаты
При осуществлении замещения сотрудника на период больничного доплата может рассчитываться двумя способами:
- осуществлением доплаты до размера оклада по должности, на которой выполняется замещение;
- осуществлением доплаты, выраженной в определенном размере к основному окладу.
Рассмотрим пример начисления доплаты:
- начальник отдела закупок с 1 по 30 ноября находился на больничном;
- в течение времени отсутствия лица, который занимает должность начальника отдела, все выполняемые им в соответствии с имеющимися инструкциями по данной должности функции были возложены на менеджера того же отдела;
- оклад начальника отдела составляет 38 тысяч рублей;
- оклад менеджера находится на отметке 27 тысяч рублей.
По причине оформления соответствующего приказа работодателя замещающему начальника сотруднику необходимо произвести дополнительное начисление в размере разницы между их окладами. Таким образом, дополнительная оплата, которую будет получать менеджер, составит: 38000 – 27000 = 11000 рублей, и общая сумма к получению будет равна окладу начальника.
Об особенностях оформления замещения работника в период его пребывания на больничном рассказывает кадровый аудитор Елена Пономарева в этом видео:
Замещение члена трудового коллектива, которое будет осуществляться в течение всего периода его отсутствия или более короткого времени (в данном случае временной отрезок такого действия определяется дополнительно), производится по оформленному приказу или в соответствии с оформленными пунктами коллективного или трудового договора.
