Подтверждение трудоустройства человека на работу подкрепляется не только заключённым трудовым договором, но и приказом на его основе. Эта бумага называется приказом о приёме на должность и имеет две формы (Т-1, Т-1а) для приёма на работу одного и нескольких сотрудников соответственно. Рассмотрим основную информацию и заполнение документа в разных ситуациях.
Нюансы оформления приказа о приеме на работу
Подготовкой и оформлением этого документа занимается кадровый сотрудник. Работодатель должен оставить свою подпись в конце приказа, это же требуется и от нового работника. Подпись необходимо поставить в течение 3 суток со дня фактического начала работы (ст. 68 ТК РФ).
Уже существующие стандарты и формы документа не являются единственно возможными. При желании организация имеет право составить собственную форму приказа. Важно знать, что документ должен содержать необходимые указанные законодательно данные:
- указание распорядительного действия;
- ФИО работника;
- будущая должность;
- название отдела;
- сумма оклада;
- информация о стажировке (если есть), читайте подробнее о том, как трудоустроить стажера;
- дата и номер оформления трудового соглашения.
Если приказ о приёме на работу составляется для нескольких лиц (форма Т-1а), все указанные выше пункты в приказе необходимо составлять на каждого из сотрудников.
Данный документ в будущем будет являться главным основанием для внесения разного рода записей в личную карту сотрудника, трудовую книжку и при открытии личного лицевого счёта.
Заполнение приказа
- В верхней строке вписывается наименование организации или ФИО ИП.
- Следом записывается индивидуальный номер данного документа и дата, когда было заполнение.
- В графе «Принять на работу с» указывается дата, когда сотрудник вступил в должность и провёл свой первый рабочий день.
- В пункте «По» требуется указать дату, когда трудовой договор утратит свою силу (если сотрудник устраивается на конкретное время, например, срочный трудовой договор).
- Следующей строкой указывается ФИО будущего сотрудника.
- В «Табельный номер» записывается специальный номер. Он закрепляется за каждым из сотрудников и существует вплоть до окончания всей его трудовой деятельности в конкретной организации (или работодателя).
- Затем указывается должность, подразделение и условия приёма на работу.
- Чуть ниже прописывается размер заработной платы, надбавки, испытательный срок (при наличии).
- В конце пишется номер и дата оформления трудового договора.
- В итоге приказ подписывается работодателем и предоставляется работнику с целью ознакомления.
Далее можно посмотреть бланки приказа о приёме на работу: форма Т-1 – скачать здесь, форма Т-1а – скачать здесь. Также Вы можете ознакомиться с различными вариантами оформления приказа в свободной форме: 1 вариант – здесь и 2 вариант – здесь.
В этом видеоролике более подробно описан процесс заполнения приказа о приеме на работу: какую информацию нужно указывать, какие поля заполнять и пр.
Учёт и сроки хранения документов
Работодатель в обязательном порядке должен вести учёт всех приказов о приёме на работу. Для этих целей можно назначить ответственного за данную процедуру сотрудника, который будет вести журнал учёта. Этим человеком может быть:
- менеджер по кадрам;
- бухгалтер;
- офис-менеджер;
- любое другое, более подходящее под эту задачу, по мнению работодателя, лицо.
В журнале обязательно должны быть отражены такие данные:
- дата составления нормативного акта;
- номер;
- дата регистрации.
С наступлением следующего календарного года нумерация обновляется, а уже имеющиеся данные не подлежат удалению в течение 75 лет. Это установлено приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (пп. Б п. 258).
Из данного срока вычитается возраст сотрудника, если он окончил свои трудовые отношения с работодателем.
По желанию сотрудника ему может быть выдана копия формы Т-1, которая будет заверена уполномоченным лицом.
По совместительству, временно, несовершеннолетние
При трудоустройстве работника по совместительству заполнение приказа идентично. Если сотрудник работает по внешнему (или внутреннему) совместительству, обозначать данный факт не нужно. Впрочем, при указании такой информации, ошибкой это также не считается. Подробнее читайте о том, как официально работать по совместительству.
Что касается приёма на работу временно, в приказе должна быть отражена причина. После указания должности, следующей строкой необходимо обозначить основания, к примеру:
- на период нахождения «ФИО сотрудника» в отпуске по уходу за ребёнком – скачать здесь;
- на период капитального ремонта помещения (скачать тут).
Что же касается несовершеннолетних, то помимо дополнительных требований при оформлении на работу, в приказе нужно отразить условия, на которых несовершеннолетний сотрудник будет заниматься работой. Сразу после должности следует указать все условия (в том числе обязательные по закону) предстоящей работы.
Такими условиями могут выступать, например, сокращённый рабочий день (либо максимальное количество часов в неделю), пока сотруднику не исполнится 18 лет, а также любые другие условия. Указывать следует законодательно важные условия (несовершеннолетним запрещено работать во вредных или опасных условиях труда и т. д.) по отношению к работе и данному конкретному сотруднику в частности. Указание остальных условий или информации работодатель выбирает самостоятельно, если оформление осуществляется не по установленной, а вольной форме. Образец приёма на работу несовершеннолетнего можно посмотреть здесь.
Приказ о приёме на работу является важной составляющей трудоустройства, так как служит основанием для многих, имеющих отношение к работе, ситуаций. Данный документ теряет свою силу, если в установленный день сотрудник не явился на работу без уважительных причин.
