Онлайн-чек: что это, когда и кем применяется, способы отправки

С тех пор как у предпринимателей появились онлайн-кассы, они стали выдавать электронные чеки. Узнаем, когда они нужны, какие к ним требования, и как правильно заполнить онлайн-чек, чтобы не попасть под штрафные санкции налоговой.

Что такое онлайн-чек?

С недавнего времени, наряду с обычными кассовыми чеками, предприниматели выдают покупателям их электронную версию – онлайн-чек. Но, в отличие от бумажного фискального документа, альтернативный вариант не является обязательным для выдачи.

Плюсы онлайн-чеков:

невозможность потери – файлы хранятся на серверах ФСН;
в отличие от бумажных, не стирается и не выцветает со временем;
при желании чек в любое время можно загрузить в смартфон, чтобы при необходимости показать – например, во время возврата товаров.

Когда и кем применяются онлайн-чеки?

Согласно закону № 54-ФЗ (ст. 1.2 п. 2), продавцы обязаны предоставлять покупателю онлайн-чек по требованию покупателя. Этот электронный документ отправляют на смартфон или на e-mail. Онлайн-чек является электронной копией кассового чека, который подтверждает факт покупки и её оплату.

Аналогичные обязанности предъявляются к организациям, которым продавцы делегируют полномочия, касающиеся отпуска товаров. Примером платёжного агента, причём самого крупного в стране, является Почта России.

Информация, указываемая в онлайн-чеке

После введения новой контрольно-кассовой техники (ККТ) в фискальных чеках вместо 7 стало 25 полей, обязательных для заполнения. При этом количество реквизитов зависит от рода деятельности продавца.

Электронный чек относится к бланкам строгой отчётности (БСО), поэтому к нему предъявляются строгие требования в отношении реквизитов и заполнения полей.

На онлайн-чеке, помимо наименования документа, должна быть напечатана такая информация:

название торговой точки, продавца, организации или ФИО предпринимателя;
реквизиты продающей организации;
адрес, по которому осуществлена продажа, и индекс;
тип операции;
сумма оплаты;
способ оплаты (наличными, банковской картой);
ИНН организации;
номер фискального накопителя (ФН);
должность и фамилия кассира (при автоматических расчётах в интернете не указывается);
номер документа в течение смены;
время и дата оплаты;
если работа ведётся через интернет – домен сайта.

Если торговля ведётся на выезде, в онлайн-чеке пишут модель и государственный номер автомобиля.

Наряду с основными данными, организации имеют право добавлять другие, например, адрес официального веб-ресурса налоговой службы.

Образец чека:

Способы отправки онлайн-чека покупателю

Клиент имеет право выбирать, в каком виде получать чек: в бумажном или электронном, можно выбрать оба варианта. Чтобы не попасть под штрафные санкции, продавцы – владельцы ИП или компании, должны сформировать чек, полностью отвечающий установленным требованиям.

За отказ (умышленный или неумышленный) своевременно выслать чек покупателю, давшему заранее свои контактные данные, на продавца могут наложить штрафные санкции.

Согласно ст. 14.5 КоАП РФ п.6, контролирующие органы имеют право взыскать с нарушителя штраф в размере:

2 000 рублей – выписывают на должностное лицо, представляющее организацию, или владельцу ИП;
10 000 рублей – штрафуют весь магазин, как организацию.

Алгоритм отправки чека

Так как отправка онлайн-чека не является на сегодня обязательным действием, процесс начинается только после того как покупатель заявит продавцу о своём желании получать чек в электронном виде.

Порядок отправки чека покупателю:

Покупатель даёт согласие на обработку персональных данных.
Предоставляет продавцу номер телефона или электронную почту.
Продавец заносит полученные данные в программу онлайн-кассы.
Отправляет покупателю чек выбранным им способом – на смартфон или на почту.

Как передать покупателю электронный чек?

Передача чеков осуществляется с помощью специальных предустановленных программ. Они могут устанавливаться в самих кассах, если они автономные, или на кассовых компьютерах, к которому подключается ККТ. В последнем случае, программа обычно предоставляется фискальным регистратором.

Особенности системы онлайн-чеков:

Отправка чеков выполняется Оператором фискальных данных (ОФД). С этой организацией пользователь онлайн-кассы обязан подписать договор (согласно закону № 54-ФЗ).
Кассовый компьютер или автономная контрольно-кассовую машину (ККМ) настраивают на передачу информации по интернету в ОФД. Иного способа отправить чек не существует.

При отправке чеков на смартфон продавец должен иметь определённое количество оплаченных СМС. На e-mail чеки отправляются бесплатно.

Пример отправки чека на электронную почту покупателя через кассу «Эвотор»:

Продавец активирует опцию «электронный чек» в окошке оплаты.
Используя виртуальную клавиатуру, продавец вводит адрес почты и нажимает «Отправить».
Покупатель получает копию бумажного кассового чека на свой e-mail.

Когда онлайн-чек можно не отправлять покупателю?

Есть ситуации, при которых онлайн-чек разрешается не отправлять. Этот момент регламентируется законом № 54-ФЗ (статья 2 пункт 7).

Объекты, из которых разрешено не отправлять чеки онлайн:

местность, расположенная вдалеке от связи;
военные объекты, а также связанные с силовыми структурами.

Эти предприятия торговли имеют возможность использовать онлайн-кассы в специальном режиме, при котором не происходит передача данных в сеть интернет. В этих случаях не приходится заключать договора с ОФД.

В вышеупомянутом законе также выделены территории, на которых продавцы не обязаны выдавать чеки онлайн. Их называют «отдаленными и труднодоступными». Перечни таких мест устанавливают в регионах.

В «труднодоступных» местах торговцы имеют право вовсе не пользоваться онлайн-кассами. Но вместо чеков-онлайн они обязаны давать покупателям другие документы с реквизитами (ст. 4.7 п. 1 № 54-ФЗ).

Равнозначны ли бумажный и онлайн чеки?

Онлайн-чек обладает такими же свойствами, что и бумажные аналоги. Но последние, в отличие от электронных чеков, должны выдаваться в обязательном порядке. Законом РФ не предусмотрены моменты, при которых бы предприниматель освобождался от выдачи бумажных чеков.

Законом № 54-ФЗ (статья 4.7) установлен перечень реквизитов чека, который является единым для бумажной и электронной версии. Однако, помимо этого закона, данный момент регулируется нормативными актами, которые не противоречат № 54-ФЗ.

После последних поправок, внесённых в закон № 54-ФЗ, печать QR-кода в чеках стала обязательной – код содержит информацию о дате расчёта, порядковый номер, признак и сумму расчёта, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа.

Отличия бумажного и электронного чека заключаются в степенях обязательности реквизитов. Так, например, реквизит «ИНН пользователя» в печатном чеке является обязательным, а в онлайн версии его включают опционально.

Сервисы проверки онлайн-чеков

Если покупатель не получил по какой-то причине онлайн-чек, он может получить его электронную версию посредством специального приложения, которое было разработано ФНС РФ.

С помощью сервиса «Проверки кассового чека» от налоговой службы человек имеет возможность:

получать информацию о совершённой покупке;
проверять легальность кассовых чеков;
сохранять чек в памяти приложения;
оценивать степень добросовестности продавца и сообщать в контролирующие органы о нарушениях, которые он допустил.

Чтобы проверить чек, покупатель вводит его данные в соответствующие поля. Далее отправляет запрос – проверить чек. Затем покупатель получит результат проверки. Сохранить чек можно в формате JSON или Excel.