Переход на электронную трудовую книжку: сроки и особенности

Начало 2020 года в России ознаменовалось переходом на электронные трудовые книжки. В распоряжении трудового населения 12 месяцев для принятия решения: использовать старую трудовую или перейти на цифровую версию документа. С 2021 года право выбора перестанет существовать.

Что такое ЭТК?

ЭТК – это информатизированная система сбора данных о карьере человека. Новая версия подразумевает сохранение всех сведений о движении трудовой деятельности граждан РФ. Первоначально бумажная книжка будет использоваться наряду с цифровой.

Внедрение электронных записей даёт возможность:

• в любой момент ознакомиться со сведениями о стаже;
• получать бумажные выписки.

Предоставлять информацию о стаже будет компания-работодатель и управление Пенсионного фонда (ПФР). Сведения о прогулах, премиях вноситься не будут.

Вся работа по внедрению новшества сводится к тому, что с 2020 года информация из трудовой переходит на хранение в ПФР.

Чем регулируется переход?

Переход на ЭТК регламентирован законами № 439-ФЗ, № 436-ФЗ и локальными нормативными актами предприятия.

Преимущества и недостатки новой системы

ЭТК – современная система учета и хранения сведений. Информация фиксируется в системе ПФР, а значит не исчезнет в случае пожара, кражи или ликвидации компании. Проще будет нанимать на работу внештатников и совместителей.

Плюсы электронной отчетности:

• круглосуточный доступ к личным данным о трудовом стаже;
• быстрое получение выписок (без обращения в бухгалтерию, кадровый отдел);
• снижение издержек на кадровый документооборот;
• отсутствие возможности подделать периоды стажа;
• сохранность сведений о стаже в случае потери бумажного носителя или ликвидации компании-работодателя.

Недостатки:

• сотруднику, получившему ТК на руки, придется отвечать за сохранность бумажного носителя;
• работодатель вынужден дублировать кадровую отчетность для пенсионного фонда.

При переходе на ЭТК проще вносить исправления в записи и дистанционно оформлять пенсии.

Переход на новый формат

Государство предусмотрело постепенный переход на цифровые записи.

Процедура позволит:

• гражданам принять решение;
• руководителям организаций, кадровикам изучить законодательную базу, опробовать систему в деле;
• распределить нагрузку и обеспечить стабильную работу ресурсов ПФР.

Сроки перехода

Внедрение системы в работу будет происходить с 1 января по 31 декабря 2020 г.

Стадии перехода:

• до 30 июня – директора проинформируют работников о появлении новой формы отчетности;
• с 1 января до 31 декабря – работающее население посредством письменного заявления согласится или откажется заменить бумажную ТК на электронную версию;
• с 1 января 2021 года – работодатель станет проводить трудоустройство с оформлением только электронной версии ТК, не ориентируясь на желание сотрудников.

Срок уведомления сотрудников может быть продлен до 1 октября 2020 года. Об этом неоднократно заявляло руководство Минтруда. Но пока перенос окончательно не согласован.

Если человек трудоустраивается в 2020 году, директор также предоставляет будущему подчинённому право выбора: бумажный или цифровой вариант.

Уведомлять о переходе на ЭТК необходимо:

• основных сотрудников;
• совместителей;
• сотрудниц, находящихся в декретном отпуске;
• временно нетрудоспособных работников.

Обязанности работодателя

Процесс перехода в организации начинается с выпуска приказов об утверждении плана мероприятий в связи с введением ЭТК и назначения ответственных лиц.

Компаниям необходимо:

• уведомить сотрудников об изменениях;
• получить заявления от работников / зарегистрировать подачу в специальном журнале;
• выдать сотруднику бумажную ТК на руки, если он готов перейти на ЭТК.

Скачать образец уведомления можно здесь.

Скачать образец заявления можно здесь.

До 15 числа каждого месяца компании должны отчитываться ПФР в отношении сотрудников, на которых заведены ЭТК.

Выбор за работником

Государство оставляет за трудящимися право выбора:

• одновременное ведение бумажного и цифрового документа;
• оформление только электронной трудовой книжки.

Сотрудники принимают решение самостоятельно. Работодателю запрещается принуждать подчинённых выбирать что-либо по своему усмотрению.

Форма СЗВ-ТД

Пенсионным фондом разработана новая форма отчётности для сбора сведений о трудовой деятельности работающих граждан. Это отчет СЗВ-ТД. Основной функцией отчёта является наполнение данными лицевых счетов.

В 2020 году форма СЗВ-ТД оформляется на работников:

• подавших заявление о переходе на ЭТК;
• переведенных на другую должность;
• вновь принятых на работу;
• уволенных;
• снятых с должности;
• получивших вторую специальность:
• повысивших квалификацию.

В 2020 году сведения за текущий месяц дозволяется не подавать, если в течение отчётного периода ни одного из этих событий не произошло.

СЗВ-ТД дублирует всю информацию из трудовой для удобной отчетности перед ПФР.

Как заполнять?

Бланк заполняется на каждого отдельного работающего человека, в отношении которого произошли кадровые изменения.

Процесс делится на стадии:

• заполнение реквизитов работодателя;
• отметка о ведении трудовой книжки с указанием даты подачи заявления;
• прописывание периода отчёта;
• внесение данных о мероприятии (прием, увольнение, перевод и т. п.) со ссылкой на статьи ТК, номером и датой локального акта.

Посмотреть образец заполненной формы СЗВ-ТД можно здесь.

Как сдавать в 2020 году?

Если на подчинённого не делался отчет в 2020 году, сведения отправляются в пенсионный фонд уже в феврале 2021 года.

Варианты передачи сведений в 2020 году:

• если в организации меньше 25 сотрудников в бумажном виде;
• свыше 25 людей – посредством электронных технологий.

Если кадровых изменений не происходило, в том числе никто из сотрудников не подал заявление о переходе на ЭТК, предоставлять отчет не требуется. Это правило действительно для всего 2020 года. Но уже в 2021 году придется подавать отчетность строго каждый месяц.

Формирование и сдача отчетности через программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» облегчает заполнение данных. Все сведения вносятся в нужном формате и выгружаются в непосредственно в информационную систему.

Ответственность за непредоставление

За непредоставление СЗВ-ТД предусмотрен административный штраф от 300-500 рублей. Санкции также будут распространяться на работодателей, если отчетность подана неполная или с не проверенными данными.

Взимание штрафов начнется с 1 января 2021 года. Законопроект, который предусматривает ответственность за несдачу СЗВ-ТД, вступит в силу после этой даты. На 2020 год эти правила не распространяются.

Если после расторжения трудового договора руководитель не выдаст работнику сведения о стаже, то ему грозят административные штрафы и другие санкции.

Что выдается при увольнении?

При аннулировании трудового соглашения работодатель обязан выдать сотруднику справку, подтверждающую стаж.

Если произошел переход на ЭТК выдается:

• форма СТД-Р в бумажном или электронном виде (выбор за работником).

Выглядит СТД-Р так:

Документ передается работнику в день прекращения трудового контракта или отправляется почтой по адресу работника. При отказе выдать справку, подтверждающую стаж, работник подает работодателю заявление с требованием СТД-Р.

Сведения заполняются только за тот период, в который работник был трудоустроен в конкретной компании.

Если ведется бумажная ТК выдается:

• СТД-Р (по заявлению работника);
• старая трудовая с заполненными страницами в прежнем формате.

Работодатель обязан в течение дня уведомить ПФР об уходе сотрудника.

Как работнику получить сведения о стаже?

Сведения о стаже получают дистанционно или при личном обращении.

Для заказа выписки из трудовой:

1. Подается заявка работодателю, в отделение ПФР или МФЦ.
2. Открывается информация на сайте Пенсионного фонда или Госуслуги.

Чтобы провести действия в личном кабинете пользователя в сервисе Госуслуги:

• Пройдите процедуру регистрации на сайте.
  
• Войдите в раздел “Услуги”, выберите “Пенсия, пособия, льготы”.
• Кликните пункт “Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР”.
  
• Нажмите “Получить услугу”, заполните формуляр.
  
• Нажмите “Показать сведения полностью”, ознакомьтесь с информацией.
  

Особенности ведения ЭТК в бизнесе

Предприниматели обязаны уведомить сотрудников о переходе на ЭТК, принять заявления. На ИП распространяется ответственность сдачи СЗВ-ТД в ПФР с сохранением сроков. Отчетность подаётся только на работников. На самого себя предприниматель отчет не подает.

Иными словами: ИП без сотрудников СЗВ-ТД вообще не подают. Для малого бизнеса с количеством сотрудников до 25 человек разрешается подавать отчетность в ПФР в бумажном виде.

Представители крупного / среднего бизнеса передают информацию в фонд о кадровых изменениях ежемесячно в электронном виде. Чем крупнее компания, тем более трудоемким будет процесс формирования отчетности для ПФР.

Если сотрудник устраивается на работу и у него нет трудовой и заявления о переходе на ЭТК, то работодателю придётся заводить новую бумажную ТК. Он вправе предложить ему совершить переход на цифровой формат.

Часто задаваемые вопросы

Внедрение ЭТК сопряжено с массой нюансов. Это связано с тем, что законы приняты совсем недавно. Не все понимают, как будет происходить переход на цифровой вариант отчетности.