Наличие такой бумаги позволяет существенно упростить инструктаж сотрудника, а также введение его в новую рабочую среду. Она имеется практически в каждом предприятии и является обязательной для ознакомления. Рассмотрим его назначение, основные структурные элементы и правила составления.
Основные сведения
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя – это организационно-правовая бумага, в которой прописываются обязанности, права и функции работника в рамках его деятельности, осуществляемой на предприятии. Бумага обязательно предоставляется к ознакомлению при трудоустройстве нового сотрудника.
Сама по себе данная должность обязывает к выполнению следующих задач:
- Контроль и ведение документооборота компании.
- Обработка корреспонденции.
- Работа с клиентами и ведение телефонных переговоров.
- Ведение документационного архива.
Кроме того, перечень обязанностей, которые ложатся на плечи делопроизводителя, может варьироваться в зависимости от внутреннего устава компании. Соответственно, на их основании и разрабатывается должностная инструкция подчиненного.
Зачем нужна?
Наличие такой бумаги позволяет:
- рационально распределить обязанности сотрудника;
- обеспечить качественное и своевременное выполнение задач;
- ознакомить сотрудника со спектром задач, возложенных на него;
- структурировать взаимодействия между делопроизводителем и другими отделами предприятия;
- четко определить права и обязанности работника;
- обеспечить равномерную нагрузку.
Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя является неотъемлемой частью его нормальной трудовой деятельности, а также основной построения оптимальных рабочих условий для руководителя.
Что должно входить в должностную инструкцию?
При составлении документ руководитель компании обязательно должен определиться с желаемой компетенцией сотрудника, а также тем спектром задач, которые он должен передать ему. Соответственно, в общем виде документ имеет следующую структуру:
- Общие положения. Требования к образованию, возрасту, полу сотрудника, навыки и знания, которыми должен обладать специалист, акты и документы, на основании которых он будет осуществлять свою деятельность.
- Обязанности. В данном пункте должны быть четко прописаны все должностные обязанности сотрудника. Например, прием звонков, обработка писем, общение с клиентами, выполнение личных поручений и т. д.
- Права. Этот пункт определяет степень доступа сотрудника к различной информации, материалам и т. д., а также его права на самостоятельное решение вопросов в конкретной отрасли, подпись документов и т. д.
- Место в корпоративной иерархии. Данный пункт определяет круг лиц, которым секретарь-делопроизводитель должен подчиняться, чьи приказы являются более приоритетными и над кем может руководить сам сотрудник.
- Ответственности. В компании могут быть установлены различные виды ответственности – за невыполнение обязанностей, разглашение информации, нарушение правил поведения и проч. Всё это, а также возможные последствия, прописываются в данном пункте.
Многие специалисты рекомендуют в должностной инструкции прописывать дополнительные пункты:
- Об условиях пересмотра документа. Определяются условия либо сроки, на которые необходимо ориентироваться, например: при изменении штатного расписания, смене названия должности, внедрении новых технологий или структурных отделов и т. д.
- Об оценке деятельности. В нем на основании функций и обязанностей работника указываются основные критерии, по которым в дальнейшем будет осуществляться оценка проделанной работы и устанавливаться премиальные вознаграждения.
Главное при составлении бумаги четко прописывать все пункты. Разночтения документа могут привести к последующим конфликтам и проблемам между руководителем и сотрудником.
Для ознакомления мы предлагаем вам образец должностной инструкции для секретаря школы или секретаря-референта. Вы можете скачать их и использовать в качестве образцов для составления документа под нужды своей компании.
Важные правила оформления инструкции
Можно выделить несколько ключевых правил, которые касаются оформления и заполнения бумаги:
- На заглавной странице должностной инструкции обязательно должно указываться полное наименование компании, а также ее основные реквизиты, которые, как правило, прописываются во внутренней документации предприятия.
- В названии документа указывается должность работника, то есть заглавная страница подписывается следующим образом: «Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя».
- Документ обязательно должен быть заверен руководителем предприятия. На главной странице указывается его должность, а также ставится подпись и ее расшифровка.
- Все пункты желательно пронумеровать римскими цифрами.
- Прочитав предоставленный начальником документ, работник обязан оставлять свою подпись, что будет свидетельствовать о том, что он ознакомлен с ним, а также готов следовать указанным в нем правилам.
Составляемая инструкция является официальным документом, соответственно, следует придерживаться вышеописанных норм.
Видео-помощник
Должностная инструкция является важнейшим внутренним документом компании, который определяет обязанности, права и функции делопроизводителя в рамках деятельности самого предприятия. Как же его оформить, расскажет юрист в видео:
Никогда не стоит пренебрегать вопросом составления должностной инструкции для секретаря-делопроизводителя, ведь в большинстве случаев на плечи такого сотрудника ложатся весьма серьезные задачи, от выполнения которых во многом зависит функционирование предприятия. Тщательно прорабатывайте каждый пункт, прописывая все свои требования и пожелания по отношению к сотруднику.
