Журнал регистрации трудовых договоров – зачем нужен и как ведется?

Одно из обязательных требований к отделу кадров – учет заключенных с сотрудниками трудовых договоров. Благодаря наличию журнала, в котором регистрируются все заключенные отношения, работа с документацией существенно облегчается. Несмотря на то, договора относятся к внутреннему учету, инспекция по трудовым отношениям может потребовать данный журнал и в случае его отсутствия применить штрафные санкции.

Понятие и цели журнала регистрации

Все документы, созданные на предприятии, регистрируются в отдельных журналах и книгах. Не стали исключением и трудовые договора. Несмотря на то, что трудовое законодательство не регламентирует ведение отдельного журнала для регистрации трудовых соглашений, его наличие существенно облегчает работу кадровиков. В журнале фиксируются не только заключенные соглашения между работником и работодателем, но и дополнительные договора на выполнение отдельных видов работ.

Журнал регистрации трудовых договоров

Используется он для облегчения работы кадрового отдела. В частности, с его помощью:

  • отслеживаются трудовые отношения между сотрудником и работодателем;
  • составляются статистические отчеты;
  • упрощается поиск информации о начале или окончании трудового договора;
  • быстро устанавливается причина окончания трудового договора.

Наличие журнала обеспечивает защиту прав самого сотрудника и работодателя.

Как и к любой документации, к журналу регистрации трудовых договоров выдвигается ряд требований. В первую очередь, это жесткая или полужесткая обложка. Листы в самом журнале также должны быть достаточно плотными, так как после закрытия документа, он сдается в архив на хранение. Листы должны быть пронумерованы и прошиты. Желательно наличие пломбы.

Что фиксируется в журнале?

В журнал заносятся данные, непосредственно касающиеся трудовых договоров. Так, в нем ведутся записи приказов о:

  • зачислении на работу;
  • увольнении;
  • наложении взыскания или поощрения;
  • уходе в отпуск.

Структура документа

Журнал состоит из:

  • Титульной страницы, где указывается название работодателя и документа и даты начала и окончания его ведения:

Титульная страница книги учёта трудовых договоров

  • Первая страница журнала. Согласно нормам, это либо пустая страница, либо страница с образцом заполнения листов журнала.
  • Вторая страница, на которой указываются сведения о сотруднике, который несет ответственность за ведение журнала. Также фиксируется номер приказа о его назначении ответственным за ведение документа, основания для назначения, личные данные сотрудника и его подпись.
  • Следующие страницы содержат непосредственно информацию о трудовых договорах:

Внутренняя страница книги учёта трудовых договоров

  • На последней странице фиксируется дата последней записи и его прошивки, последующего опечатывания документа и сдачи в архив, количество страниц. Все числа указываются прописью.

Заполнение основных граф журнала

На сегодня единой формы ведения журнала нет. Зачастую его либо покупают, либо печатают самостоятельно. При этом применяется следующий перечень граф:

  1. Порядковый номер регистрации. В данную графу вводится номер, который присваивается не документу, а самой записи в данном журнале.
  2. Номер трудового договора. В данной графе отмечается номер, присвоенный самому документу.
  3. Дата заключения, то есть когда именно был издан приказ.
  4. Сведения о дополнительных трудовых договорах. Заполняется при их наличии.
  5. Фамилия, имя и отчество сотрудника, на имя которого издан приказ.
  6. Должность, на которую было назначено принятое на работу лицо.
  7. Фамилия, имя и отчество сотрудника, зарегистрировавшего договор.
  8. Графа с примечаниями, где указывается сведения о сотруднике, особенностях работы: основная или по совместительству.

Вот пример заполнения журнала:

Пример заполнения журнала регистрации трудовых договоров

После закрытия журнал передается в архив на хранение. Срок составляет 75 лет.

Исправление ошибок

Что делать в случае, если при заполнении журнала были допущены ошибки? В такой ситуации необходимо досрочно закрыть его и начать новый. На странице досрочно закрываемого журнала делается запись о том, что он закрыт из-за ошибок в ведении. В новую книгу переписываются все зафиксированные в испорченном документе данные с исправлениями.

Журнал регистрации трудовых соглашений не является обязательным документом, но с его помощью можно существенно упростить работу предприятия, в особенности, отдела кадров. Единая структура документа отсутствует, но в тоже время в нем обязательно должны фиксироваться основные данные о заключенных трудовых договорах.

Читайте также:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *