Журналом регистрации входящих документов пользуются при оформлении поступающей в пределы организации документации. Правильное и постоянное ведение журнала обеспечивает качественный учёт, систематизацию и последующую обработку корреспонденции, а он является главным управленческим компонентом организации.
Правила внесения данных и форма журнала
Подлежит регистрации в журнале вся документация, которая будет учитываться, исполняться и использоваться в справочных целях. Помимо этого, все бумаги следует разделить на те, которые должны быть зарегистрированы и те, которые не являются обязательными. Из нерегистрируемых документов выделяются:
- ГОСТ, ОСТ, ТУ;
- работы научного характера;
- графики, заявки, разнарядки;
- отчётная документация (статистическая, бухгалтерская и т. д.);
- личная корреспонденция;
- информация о расходе материалов;
- печатные издания;
- поздравительного и пригласительного характера;
- прейскуранты;
- программы совещаний;
- рекламная документация;
- учебные программы.
Все остальные документы, не указанные в этом списке, должны регистрироваться в обязательном порядке. Вся документация подлежит регистрации в тот самый момент, когда документ был получен.
Не существует чётко установленной формы журнала, поэтому определяется она индивидуально для каждой организации. Можно использовать бумажную и электронную версию журнала. Для небольших предприятий подойдёт письменная форма, если количество поступающих документов не превышает пары сотен в год. В остальных случаях будет целесообразно вести электронный журнал, так как он позволяет получить доступ к большому количеству документов в минимальное время, чего не получится достигнуть при бумажном варианте журнала.
Благодаря электронной версии журнала можно осуществлять поиск, сортировку и применять разнообразные фильтры на находящуюся в нём информацию. Однако существует определённая вероятность сбоев в оборудовании, которые могут повлечь за собой потерю или искажение важных данных. Не стоит также забывать про вирусные атаки и несанкционированный доступ к информации. Есть немало способов защититься от этого, но не у всякой организации есть ресурсы на ведение такого рода системы. В подобных случаях бумажный вариант выглядит более предпочтительным, ибо позволяет надёжнее хранить документацию особой важности.
Журнал регистрации (бумажного вида) должен храниться у секретаря руководителя отдела, к которому относится данный конкретный журнал.
Когда в пределах предприятия появляется журнал, ему присваивается уникальный номер. На титульном листе нужно указать полное название предприятия, а также даты его закрытия и открытия. Журнал подвергается порядковой нумерации (каждый последующий год начинается по новой, но записи могут продолжаться в пределах одного журнала, если есть свободное место). Далее указываются данные о лицах, которые принимают и регистрируют документы (ФИО, должность, подпись).
Образец журнала регистрации можно посмотреть здесь.
Содержание граф журнала
Как было сказано выше, форма журнала выбирается полностью индивидуально, исходя из предпочтений, специфики и надобностей конкретного предприятия или организации (количество столбцов, наименования и т. д.). В качестве примера можно указать следующие данные для состава журнала:
- номер регистрации;
- дата;
- отправитель;
- получатель;
- функциональная принадлежность корреспонденции;
- описание документа;
- исполнитель указанных в документе вопросов.
В качестве дополнительных граф можно указать:
- количестве листов в документе;
- способ отправки;
- приложения;
- примечания;
- резолюция и т. д.
Электронный журнал не подлежит распечатыванию. Но в этом может возникнуть необходимость при получении подписи исполнителя.
Хранение журнала
Сроки хранения журнала, а точнее указанных в нём документов, могут серьёзно различаться. Начиная с небольших периодов хранения (1-3 года), вплоть до 10 лет или постоянного, неограниченного хранения. Сроки назначаются, исходя не из категории, к которой принадлежит документ, а по важности и ценности информации, в нём находящейся.
Для каждой переписки, которая отличается по срокам хранения от остальных, нужно заводить отдельное дело и правильно распределять соответствующую корреспонденцию, если сроки хранения совпадают.
Далее указаны примерные сроки хранения документации:
- 5 лет ЭПК (экспертно-проверочная комиссия). Переписка:
- с органами госвласти, субъектов или местного правительства РФ по главным вопросам функционирования организации;
- о создании и течении целевых программ;
- по вопросам образования цен;
- об ассигнованиях вне сметы;
- о порядках назначения обязательных резервов.
- 5 лет. Переписка:
- о проверочных и ревизионных процессах;
- по вопросам планирования;
- о размещении вкладов, акций;
- об уточнении и утверждении балансов, отчётов.
- 1-3 года. Переписка:
- по действующим вопросам правового характера;
- о сроках предоставления бухгалтерской, финансовой отчётности.
Регистрация входящего документа (видео)
В данном видео подробно показывается, как зарегистрировать документ в одной из электронных версий журнала.
Ведение журнала регистрации необязательно, но при его наличии и систематическом заполнении все данные будут доступны для последующей отчётности каждого конкретного документа. Это позволяет избавиться от лишних проблем, связанных с учётной деятельностью корреспонденции, контролем за её исполнением и последующей справочной работой.
