Как заполнять журнал регистрации входящих документов?

Журналом регистрации входящих документов пользуются при оформлении поступающей в пределы организации документации. Правильное и постоянное ведение журнала обеспечивает качественный учёт, систематизацию и последующую обработку корреспонденции, а он является главным управленческим компонентом организации.

Правила внесения данных и форма журнала

Подлежит регистрации в журнале вся документация, которая будет учитываться, исполняться и использоваться в справочных целях. Помимо этого, все бумаги следует разделить на те, которые должны быть зарегистрированы и те, которые не являются обязательными. Из нерегистрируемых документов выделяются:

  • ГОСТ, ОСТ, ТУ;
  • работы научного характера;
  • графики, заявки, разнарядки;
  • отчётная документация (статистическая, бухгалтерская и т. д.);
  • личная корреспонденция;
  • информация о расходе материалов;
  • печатные издания;
  • поздравительного и пригласительного характера;
  • прейскуранты;
  • программы совещаний;
  • рекламная документация;
  • учебные программы.

Все остальные документы, не указанные в этом списке, должны регистрироваться в обязательном порядке. Вся документация подлежит регистрации в тот самый момент, когда документ был получен.

Журнал регистрации входящих документов

Не существует чётко установленной формы журнала, поэтому определяется она индивидуально для каждой организации. Можно использовать бумажную и электронную версию журнала. Для небольших предприятий подойдёт письменная форма, если количество поступающих документов не превышает пары сотен в год. В остальных случаях будет целесообразно вести электронный журнал, так как он позволяет получить доступ к большому количеству документов в минимальное время, чего не получится достигнуть при бумажном варианте журнала.

Благодаря электронной версии журнала можно осуществлять поиск, сортировку и применять разнообразные фильтры на находящуюся в нём информацию. Однако существует определённая вероятность сбоев в оборудовании, которые могут повлечь за собой потерю или искажение важных данных. Не стоит также забывать про вирусные атаки и несанкционированный доступ к информации. Есть немало способов защититься от этого, но не у всякой организации есть ресурсы на ведение такого рода системы. В подобных случаях бумажный вариант выглядит более предпочтительным, ибо позволяет надёжнее хранить документацию особой важности.

Журнал регистрации (бумажного вида) должен храниться у секретаря руководителя отдела, к которому относится данный конкретный журнал.

Когда в пределах предприятия появляется журнал, ему присваивается уникальный номер. На титульном листе нужно указать полное название предприятия, а также даты его закрытия и открытия. Журнал подвергается порядковой нумерации (каждый последующий год начинается по новой, но записи могут продолжаться в пределах одного журнала, если есть свободное место). Далее указываются данные о лицах, которые принимают и регистрируют документы (ФИО, должность, подпись).

Образец журнала регистрации можно посмотреть здесь.

Содержание граф журнала

Как было сказано выше, форма журнала выбирается полностью индивидуально, исходя из предпочтений, специфики и надобностей конкретного предприятия или организации (количество столбцов, наименования и т. д.). В качестве примера можно указать следующие данные для состава журнала:

  • номер регистрации;
  • дата;
  • отправитель;
  • получатель;
  • функциональная принадлежность корреспонденции;
  • описание документа;
  • исполнитель указанных в документе вопросов.

Журнал регистрации входящих документов

В качестве дополнительных граф можно указать:

  • количестве листов в документе;
  • способ отправки;
  • приложения;
  • примечания;
  • резолюция и т. д.

Электронный журнал не подлежит распечатыванию. Но в этом может возникнуть необходимость при получении подписи исполнителя.

Хранение журнала

Сроки хранения журнала, а точнее указанных в нём документов, могут серьёзно различаться. Начиная с небольших периодов хранения (1-3 года), вплоть до 10 лет или постоянного, неограниченного хранения. Сроки назначаются, исходя не из категории, к которой принадлежит документ, а по важности и ценности информации, в нём находящейся.

Для каждой переписки, которая отличается по срокам хранения от остальных, нужно заводить отдельное дело и правильно распределять соответствующую корреспонденцию, если сроки хранения совпадают.

Далее указаны примерные сроки хранения документации:

  1. 5 лет ЭПК (экспертно-проверочная комиссия). Переписка:
  • с органами госвласти, субъектов или местного правительства РФ по главным вопросам функционирования организации;
  • о создании и течении целевых программ;
  • по вопросам образования цен;
  • об ассигнованиях вне сметы;
  • о порядках назначения обязательных резервов.
  1. 5 лет. Переписка:
  • о проверочных и ревизионных процессах;
  • по вопросам планирования;
  • о размещении вкладов, акций;
  • об уточнении и утверждении балансов, отчётов.
  1. 1-3 года. Переписка:
  • по действующим вопросам правового характера;
  • о сроках предоставления бухгалтерской, финансовой отчётности.

Регистрация входящего документа (видео)

В данном видео подробно показывается, как зарегистрировать документ в одной из электронных версий журнала.

Ведение журнала регистрации необязательно, но при его наличии и систематическом заполнении все данные будут доступны для последующей отчётности каждого конкретного документа. Это позволяет избавиться от лишних проблем, связанных с учётной деятельностью корреспонденции, контролем за её исполнением и последующей справочной работой.

Читайте также:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *